Jak wynająć salę szkoleniową? - Artykuly - Klub Trenerow Biznesu

Przejdź do treści

Menu główne:

Jak wynająć salę szkoleniową?

Opublikowany przez w Beata Jakubowska ·
Tags: salaszkoleniowajakwynająćorganizacjaszkolenialogistykaszkolenia
Czy wiesz trenerze, jak wynająć salę szkoleniową?

Krótki poradnik, który powstał z szoku, bólu i niedowierzania, że:
  • sala szkoleniowa może być salą kinową z rzędami przykręconych krzeseł,
  • trofea myśliwskie mogą nadać niezwykłej dynamiki emocji szkolącym się wegetarianom,
  • a doniesienie krzesła wymaga sprowadzenia Pana Zdzisia, który pracuje tylko w środy.



Niespodzianka to oczywiście powód do rozwinięcia skrzydeł kreatywności własnej i uczestników, ale gdybyśmy tak chcieli zwyczajnie i niekreatywnie wynająć salę szkoleniową:

Najlepiej pojechać i obejrzeć, jeśli się nie da lub trzeba zrobić wstępną selekcję to:
  • Ryzyko minimalizuje wybór ośrodków, które na swojej stronie wpisują ofertę obsługi szkoleń. Duże doświadczone ośrodki, albo małe rodzinne z indywidualnym podejściem.
  • Jeśli nie możesz się skontaktować telefonicznie i nie ma maila, jest tylko formularz na stronie - zła wróżba, frontem do klienta nie stoją. Nie licz na wymianę niepiszących mazaków lub pomoc technika od rzutników.
  • Jeśli wyślesz zapytania i otrzymasz ofertę ze strony, na wszystko ale nie na Twoje zapytanie – uciekaj! Mają jakiś standard ale kto wie jaki? Raczej nie Twój.
  • Jeśli się dodzwonisz i osoba nie jest "kompetentna" aby udzielić Ci informacji jakie mają sale lub innych, równie podstawowych wiadomości - nie spodziewaj się, że będzie ktoś kompetentny aby pomóc Ci na szybko, gdy zabraknie krzeseł, mazaków, papieru itp.

O co pytać?
  • Wielkość sali, w metrach, a nie uczestnikach. 15m sale dla 15 osób są całkiem wygodnie z opinii dostawców sal. Niby ludzie się pomieszczą ale czy chcesz aby byli ze sobą aż tak blisko?
  • Kształt sali. Może okazać się, że wynajmujesz naprawdę długi tramwaj.
  • Ściany, te głowy jeleni o których pisałam wcześniej. Zdarzyła mi się ściana pełna wielkich luster i inna, której jedna ze ścian była przepierzeniem odgradzającym część restauracyjną.
  • Lokalizacja sali w budynku. TAK - niektórzy potrafią wcisnąć salę sąsiadującą z salą balową, w której odbywa się wesele.
  • Wyposażenie: flipchart, rzutnik, stoły, krzesła - uwaga na stoły, których nie można przestawić ponieważ są za ciężkie lub przykręcone do podłogi, uwaga na otomany i fotele zamiast krzeseł.
  • Okna i klimatyzacja - sale podziemne wcale nie są taką rzadkością, a jednak brak światła dziennego przez 2 dni robi różnicę. Najlepiej jeśli okna nie tylko są, ale też można je otworzyć. Choć często brak tego komfortu w klimatyzowanych budynkach.
  • Czy można przyklejać coś na ścianach?
  • Co jest w ogóle w tej sali? Kolumny, rzeźba z wystawy lokalnego twórcy, składzik krzesełek upchanych na końcu jedno na drugim, i wiele innych fascynujących obiektów.
  • Przerwa kawowa, gdzie jest podawana i tu uwaga - fajnie mieć kawę w sali, tylko teoretycznie. Praktycznie nie dość, że warnik włącza się co jakiś czas i szumi, to jeszcze obsługa nie widzi nic niestosownego aby wjechać wózkiem z naczyniami do środka, gdy Ty akurat pytasz o mobbing. Kawa na korytarzu? I tu może być ciekawie, gdy ktoś wyżre ciastka przed. Ekspers do kawy, super, ale nie jeden na 20 osób przez 15 minut.
  • Lunch, najlepiej szwedzki ale jeśli serwowany bywają kłopoty z wartkością ruchów kelnerów i/lub kucharzy. W rezultacie wydają obiad przez bitą godzinę, jednym już wystygło, inni zaczynają być wściekli od zapachów i widoku pustego nakrycia, a przerwa mija.
  • Parking, czy, gdzie, jaki i za ile?
  • Czy zrobią oznaczenia aby Ci się towarzystwo nie błąkało po obiekcie, ważne jeśli wynajmujemy salę w większym kompleksie lub gdy dojście do sali jest skomplikowane i nawet najbardziej uprzejma osoba z recepcji ma problem z jego opisaniem.
  • Upewnij się, czy dostaniesz sale do dyspozycji godzinę przed szkoleniem. Spędzenie godzinki przed zamkniętą salą, bo niby można, ale Pani Jadzia, która ma klucze przychodzi o 9:00, może być frustrujące.
  • Poproś o zdjęcia sali, bo nigdy nie wiesz co jeszcze może Cię tam zaskoczyć.

Na koniec, strzeżonego... - wszystkie ustalenia, zakresu, czasu i finansów w postaci maila. Mail pod ręką, imię, nazwisko i tel. do osoby z którą była korespondencja w telefonie pod klawiszem szybkiego wyboru :) Nic na słowo, to nie zła wola, tylko najzwyklejsze problemy z komunikacją powodują, że zjawiając się rano w hotelu będziesz osobą absolutnie nieznaną obsłudze.

A jeśli jesteś koordynatorem i zamawiasz salę dla trenera?  
Krok 1 – zapytaj trenera jakie ma potrzeby.
Krok 2 – wróć do początku artykułu i zastosuj.
Krok 3 – przekaż trenerowi wiadomość o tym porożu na ścianach, pewnie nie będzie zadowolony w pierwszej chwili, ale jeśli podasz mu rozsądny powód dla którego decydujesz się wynająć taką salę, będzie Ci wdzięczny, że go uprzedzasz i ma szanse wymyślić co z tym fantem zrobić kilka dni przed szkoleniem.

Beata Jakubowska   - założyciel Klubu Trenerów Biznesu. Trener, doradca, ewaluator,  kierownik projektów, przedsiębiorca. Wykształcenie pierwotne: filozof.  Nie potrafię policzyć ile razy zamawiałam sale i organizowałam szkolenia, to wcale nie jest trywialne zajęcie, polecam lubiącym niespodzianki.



1 komentarz
Joanna
2018-09-19 05:08:54
Cenne porady, a i opakowane zgrabnie i zabawnie - uśmiałam się szczerze z poroża i pana Zdzisia:) To życie, wiem.

Copyright 2015. All rights reserved.
Wróć do spisu treści | Wróć do menu głównego